Gagner en efficacité avec la méthode Ivy Lee

Gagner du temps, ne pas perdre son temps, avoir du temps pour soi, c’est une course universelle aussi bien au travail qu’à la maison. Comme tout le monde, je cherche la formule magique. J’ai donc testé la méthode Ivy Lee pour gagner en efficacité et mieux gérer mes tâches au quotidien.

Si vous avez parfois l’impression que la gestion de votre journée ressemble à celle d’une micro Limited Cie, vous avez certainement envie de lever le pied tout en restant efficace avec du temps pour vous. Je vous propose de tester la méthode Ivy Lee le temps d’un week-end.

C'est qui Ivy Lee ?

Toujours tendance, Ivy Lee est célèbre pour avoir développé une méthode de gestion du temps et de productivité simple et surtout pleine de bon sens.

Cette méthode consiste à :

établir une liste quotidienne de six tâches prioritaires à accomplir,
se concentrer sur une tâche à la fois,
éviter les interruptions,
et évaluer ses progrès à la fin de la journée.

Elle met l’accent sur la priorisation, la concentration et l’organisation pour améliorer l’efficacité personnelle et professionnelle.

Outre cette méthode d’organisation, Ivy Lee est considéré comme le pionnier américain des relations publiques et de la communication de crise. Pour la Bethlehem Steel Corporation, grande entreprise spécialisée dans la production d’acier et la construction navale, il mit en place cette méthode en 5 étapes il y a déjà plus de 100 ans (1918).

Apprendre à faire le tri mental

Avant de mettre en place la méthode Ivy Lee, j’ai commencé par alléger ma charge mentale.

La charge mentale c’est comme un immense entrepôt où est stocké tout ce que l’on doit faire, ce qu’on nous dit de faire, ce qu’on attend de nous, l’image de soi que l’on veut renvoyer aux autres, ce que notre éducation, nos croyances et la société nous dictent de faire. Vous l’avez compris un vaste capharnaüm.

J’ai décidé qu’un tri s’imposait. Méthode Kon Mari appliquée au cerveau avec comme objectif prioritaire de faire confiance à son intuition sans se soucier du regard et de la pensée des autres. Pour info, Marie Kondo était très tendance au moment de la première écriture de ce billet. J’ai quand même gardé la référence car le concept e tri reste très efficace pour alléger notre charge mentale.

Laisser tomber la panoplie de WonderWoman pour celle de Anne de la Maison aux Pignons verts (si vous ne connaissez pas, c’est cette petite orpheline qui réussit à voir partout des arcs en ciel et des vergers en fleurs dans sa vie pas toujours rose), ça s’apprend, ça s’accepte. Et qu’est ce que ça allège !!

Méthode Ivy Lee, step by step

Une fois la charge mentale allégée, déjà le nombre des tâches contraignantes a diminué. La manière d’aborder ces tâches également (faire les choses à sa façon c’est plus rapide que de les faire avec la méthode des autres). Vous êtes prête à tester la méthode Ivy Lee.

1 // Listez 6 tâches à accomplir

La veille de votre week-end, notez les 6 tâches les plus importantes que vous devrez accomplir le lendemain. L’idéal est de les classer par ordre d’importance. Même s’il y en a plus, vous ne gardez que les 6 plus importantes.

2 // Priorisez ces tâches en fonction de leur importance

On évite de mettre la plus simple en premier 🙂

3 // Concentrez vous uniquement sur la première tâche

Quand vous démarrez la journée, vous vous concentrez uniquement sur la première tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Seulement à ce moment là que vous pouvez passer à la suivante.

4 // Continuez tâche après tâche

On respecte l’ordre initialement établi. On ne zappe rien. Sur votre carnet, vous pouvez barrer proprement chaque tâche réalisée. C’est visuellement stimulant et mentalement encourageant. A la fin de la journée ou quand vous êtes arrivée au bout des 6 tâches, vous pouvez préparer une nouvelle liste pour le lendemain en incluant les tâches non-effectuées dans la journée.

5 // Le lendemain, recommencez

Vous me direz peut-être : j’ai plus de 6 choses à faire. Je suis d’accord mais là, on parle de priorités. Donc, parfois, on doit essayer de se demander si tout ce qu’on pense avoir à faire est une priorité pour le lendemain. Les tâches doivent se répartir dans le temps mais aussi entre les personnes : on appelle ça déléguer !

Méthode Ivy Lee, à vous de doser

En général, la méthode d’Ivy Lee recommande de limiter le nombre de tâches à un petit nombre, idéalement entre trois et cinq, pour permettre une concentration optimale et une meilleure qualité dans leur réalisation.

Cela peut varier en fonction des circonstances individuelles et de vos préférences personnelles.

L’objectif principal est de maintenir un équilibre entre la charge de travail et la capacité à accomplir les tâches de manière efficace et efficiente.

Comment ne pas y passer la journée

Je dis toujours :

« Une tâche ne me prend que le temps que je veux bien y consacrer «

Aussi, pour éviter que certaines tâches ne me prennent trop de temps, j’active la méthode Pomodoro.

En résumé, 25 minutes de travail hyper concentrée (avec minuteur), sans distraction possible (on éteint son portable, on ne regarde pas ses notifications), suivies de 5 minutes de pause où tout est permis (un petit truc à ranger, un café, un étirement, de la méditation, la visualisation de votre prochain week-end) et on recommence : ultra efficace pour avancer quand on est bloquée.

Les bons outils pour gagner en efficacité

On se recentre sur un seul outil : le papier. Essayez le temps d’un week-end. Attention, le papier ça veut dire un seul petit carnet (à spirale, c’est mieux pour arracher proprement les pages). Pas de listes volantes de toutes les couleurs, de toutes les tailles, pas de post-it solitaire (ou alors seulement collé dans le carnet).

Maintenant, nous avons des applis pour (presque) tout. Trello, Asana, Google Tasks, Evernote, entre télétravail et flex office, on a tous un de ces outils en favori. Mais le hic c’est que s’il y en a trop à suivre dans une journée pour gérer son emploi du temps, le temps vient à manquer. Alors on al-lè-ge !!

Attention, le papier ça veut dire un seul petit carnet (à spirale, c’est mieux pour arracher proprement les pages). Pas de listes volantes de toutes les couleurs, de toutes les tailles, pas de post-it solitaire (ou alors seulement collé dans le carnet).

Maintenir sa motivation surtout quand il s’agit de tâches pas forcément glamour (laver la voiture ou préparer sa déclaration de revenus) est vraiment plus efficace avec cette méthode. A la fin de la journée, c’est la satisfaction d’avoir fait ce que vous aviez prévu. Hors de question de transformer la liste de la veille en liste élastique, celle où on rajoute des tas de trucs à faire au fur et à mesure. Les tâches qui se rajoutent vont rejoindre la liste des jours suivants toujours selon leur priorité.

A vous de conserver cette méthode au-delà du week-end et de l’appliquer aussi bien dans votre vie perso que professionnelle

Impatiente de lire vos témoignages en commentaire si vous testez la méthode et aussi vos astuces pour maximiser votre efficacité dans la réalisation de vos tâches. On a toutes une To-Do qui dort quelque part 🙂

Un abbraccio